Guide d’utilisation
Préparez un questionnaire dans Excel, menez l’entretien à l’oral, et retrouvez chaque réponse dans sa cellule. Ce guide suit ce chemin, un chapitre à la fois.
Dernière mise à jour : 9 novembre 2026
Introduction
voicetocell est un espace de travail pour les entretiens en direct. Vous apportez les questions dans un tableur. Pendant l’enregistrement, la parole est transcrite, les voix sont distinguées, et l’IA intégrée écrit chaque réponse dans la cellule correspondante. Quand vous arrêtez, cet entretien devient une ligne du classeur, et la transcription complète est conservée à côté.
Il vous faut un navigateur récent et un microphone. L’application s’installe aussi depuis le navigateur, sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Une connexion est nécessaire pendant l’enregistrement : chaque court segment audio est envoyé, transcrit, puis retiré du serveur, sauf si vous choisissez de le conserver.
Créer un compte
Depuis le site, choisissez Commencer l’essai gratuit. Vous pouvez vous inscrire avec Google ou avec une adresse e-mail et un mot de passe d’au moins 10 caractères. Créer un compte ouvre un espace de travail : c’est là que vivent les entretiens, les classeurs et l’équipe.
L’essai dure 7 jours, avec toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire, et jusqu’à 10 coéquipiers. À son terme, l’enregistrement se met en pause jusqu’à ce que vous souscriviez. Les entretiens, les transcriptions et les classeurs restent dans l’espace de travail.
Déjà invité par un coéquipier ? L’e-mail contient un lien valable 7 jours. En l’ouvrant, vous rejoignez son espace de travail au lieu d’en créer un nouveau.
Le questionnaire
voicetocell lit une feuille du classeur. Il cherche une feuille nommée Entretiens. S’il n’y en a pas, il utilise la première feuille qui n’est pas la feuille de transcription.
Sur cette feuille, les questions sont disposées en colonnes et chaque entretien occupe sa propre ligne.
| Ligne | Quoi y mettre |
|---|---|
| 1 | Les noms de rubriques, comme Background ou Needs. Fusionnez les cellules pour couvrir les questions d’une rubrique, ou laissez la ligne vide. |
| 2 | Une question par colonne. C’est la ligne que voicetocell traite comme le questionnaire. |
| 3 et suivantes | Un entretien par ligne. La prochaine ligne vide est utilisée au démarrage d’un enregistrement. N’écrivez pas de titres ni de notes au-dessus des questions. |
Une colonne Interviewee reçoit le nom entendu dans la conversation. Une feuille Transcriptions est ajoutée pour la transcription complète de chaque entretien. Vous pouvez renommer, ajouter ou retirer des questions quand vous le souhaitez : faites-le dans Excel, puis envoyez le nouveau fichier, ou continuez d’utiliser celui qui est déjà dans la bibliothèque si vous avez modifié une copie téléchargée.
Partir du modèle
Le modèle voicetocell est un .xlsx prêt à l’emploi : une feuille Entretiens avec quelques questions d’exemple, regroupées en Background, Needs et Wrap-up, plus une feuille « How it works » que vous pouvez supprimer. Remplacez les exemples par vos questions, puis envoyez le fichier.
Le même lien se trouve sur la page Classeurs, à côté du bouton d’envoi, et dans la FAQ de la page d’accueil.
Vérifier et convertir
Chaque envoi est vérifié avant d’entrer dans la bibliothèque. Un classeur qui a déjà une question par colonne est ajouté tel quel. Tout le reste ouvre une boîte de dialogue qui explique ce qui a été trouvé et, quand c’est possible, propose une copie convertie.
- .xls, .ods et .csv sont convertis en .xlsx. Cela couvre les exports des anciennes versions d’Excel, de Google Sheets, de Numbers et de LibreOffice.
- Les questions listées en colonne deviennent des colonnes. Dans la boîte de dialogue, marquez chaque ligne comme rubrique, comme question, ou ignorez-la.
- Les questions qui ne commencent pas à la ligne 1 ou 2 sont remontées pour que la feuille commence par le questionnaire.
- Deux questions identiques sont numérotées, afin que chaque réponse ait sa propre cellule.
Le fichier sur votre ordinateur n’est jamais modifié. La conversion ajoute un nouveau .xlsx à la bibliothèque. Vous pouvez aussi conserver le fichier envoyé tel quel lorsque la boîte de dialogue le permet : voicetocell n’écrira toujours les réponses que là où il trouve un questionnaire qu’il comprend.
Un classeur déjà dans la bibliothèque peut être vérifié à nouveau avec le bouton de vérification de sa ligne. Si une correction est nécessaire, la copie corrigée est ajoutée à côté et nommée avec « (fixed) ». L’original reste dans la bibliothèque jusqu’à ce que vous le supprimiez.
La bibliothèque de classeurs
Les classeurs se trouvent sous Classeurs dans l’application. Tout l’espace de travail voit la même bibliothèque. Chaque ligne indique combien de questions ont été trouvées, combien d’entretiens ont écrit dans le fichier, et quand il a été mis à jour pour la dernière fois.
- Envoyer transmet un fichier et lui fait passer la même vérification que ci-dessus.
- Télécharger enregistre le classeur, y compris les lignes écrites par les entretiens.
- Vérifier relit la mise en page et peut ajouter une copie corrigée.
- Supprimer demande une confirmation dans une boîte de dialogue. Le fichier Excel est effacé. Les entretiens qui y ont déjà écrit conservent leur transcription et leurs réponses dans voicetocell. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent supprimer un classeur, et pas pendant qu’un entretien est en train d’y enregistrer.
Un badge apparaît lorsque le fichier est ouvert dans Excel sur l’ordinateur qui l’héberge, ou lorsque la mise en page doit encore être vérifiée. Fermez le fichier dans Excel avant d’enregistrer si le badge indique qu’il est ouvert.
Enregistrer un entretien
Ouvrez Enregistrer dans la barre latérale, ou le bouton Nouvel entretien. La page est l’enregistreur : l’orbe au centre, la transcription en direct à gauche, les cellules à droite.
- Choisissez un classeur avant de démarrer : déposez-le dans la zone des cellules, ou ouvrez-le avec le bouton xlsx. L’enregistrement ne commence pas sans classeur. Dès qu’il est choisi, ses questions apparaissent dans le panneau Cellules.
- Choisissez le microphone et appuyez sur Tester le micro si vous voulez entendre le niveau. Le statut dans l’en-tête doit indiquer Moteur prêt.
- Touchez l’orbe. L’horloge démarre, et la parole arrive dans la transcription par courts segments.
- Menez l’entretien. L’IA rapproche ce qui est dit des questions et remplit les cellules. Un segment qui n’est pas une réponse est compté comme ignoré, plutôt que forcé dans une cellule.
- Appuyez sur Arrêter. La ligne est écrite dans le classeur. Utilisez l’icône de téléchargement dans l’en-tête, ou téléchargez le fichier plus tard depuis la bibliothèque.
Vous pouvez commencer sans classeur : la transcription est quand même enregistrée, et les cellules restent vides jusqu’à ce que vous en choisissiez un. Choisir un classeur pendant qu’un enregistrement est déjà en cours l’attache à cet entretien et utilise une nouvelle ligne. Un entretien terminé peut être repris depuis sa page : il continue d’écrire sur sa propre ligne, dans son propre classeur.
Relire et télécharger
Tous les entretiens de l’espace de travail sont listés sous Entretiens, et les plus récents sur le tableau de bord. Ouvrez-en un pour lire la transcription, voir quelles cellules ont été remplies, le renommer ou le supprimer.
Depuis un entretien terminé, vous pouvez Continuer l’enregistrement. Cela rouvre l’enregistreur sur la même ligne. Copier place la transcription dans le presse-papiers. Supprimer retire l’entretien de l’espace de travail ; cela n’efface pas la ligne déjà écrite dans Excel. Vous pouvez supprimer un entretien que vous avez enregistré, et le propriétaire ainsi que les administrateurs peuvent tous les supprimer. Téléchargez le classeur depuis la bibliothèque lorsque vous voulez le tableur lui-même.
Vocabulaire et voix
Réglages contient le profil, le mot de passe, le nom de l’espace de travail et les options d’enregistrement partagées par toute l’équipe. Le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier le nom de l’espace de travail et le vocabulaire. Les membres peuvent toujours enregistrer.
- Vocabulaire est une liste de noms, de produits et de sigles, jusqu’à 600 caractères. Le modèle vocal s’en sert pour que ces mots soient orthographiés comme l’équipe les écrit. La même liste est dans le tiroir de réglages de l’enregistreur : la modifier à l’un ou l’autre endroit met à jour la liste partagée, y compris pour les segments suivants d’un entretien déjà en cours.
- Voix indique combien d’intervenants le modèle doit écouter. Réglez ce nombre au plus près du nombre réel de personnes dans la pièce.
- Conserver l’audio est désactivé, sauf si vous l’activez. Désactivé, chaque segment est supprimé du serveur dès qu’il a été transcrit.
L’espace de travail transcrit dans une seule langue, le français par défaut. Écrivez-nous s’il doit s’agir de l’anglais, de l’espagnol, de l’allemand ou d’une autre langue que le modèle vocal comprend.
Inviter l’équipe
Sous Équipe, le propriétaire et les administrateurs invitent des coéquipiers par e-mail. L’invitation réserve un siège pendant 7 jours, jusqu’à ce qu’elle soit acceptée ou annulée. Chaque personne a un seul rôle.
| Rôle | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Tout ce que peut faire un administrateur, plus la facturation : l’abonnement, les sièges et les packs de jetons. Il n’y a qu’un propriétaire. |
| Administrateur | Inviter et retirer des coéquipiers, renommer l’espace de travail, modifier le vocabulaire partagé et supprimer des classeurs. |
| Membre | Enregistrer des entretiens, envoyer des classeurs, et lire les entretiens et les transcriptions de l’espace de travail. |
Formules et jetons
Après l’essai, un siège coûte 10,99 € par mois ou 109,90 € par an, hors taxes. Un siège par coéquipier, et vous pouvez ajouter des sièges à mesure que l’équipe grandit. Les factures se trouvent sur la page de facturation. L’annulation maintient la formule active jusqu’à la fin de la période déjà payée ; l’enregistrement se met alors en pause, et rien n’est supprimé.
Remplir les cellules consomme des jetons d’IA. Chaque siège apporte 10M jetons par mois, mis en commun pour l’équipe et remis à zéro le 1er : de l’ordre de 8 heures d’entretiens par siège. Le tableau de bord montre ce qu’il reste et qui l’a utilisé.
Si le quota est épuisé, les transcriptions continuent d’être enregistrées et seul le remplissage automatique des cellules se met en pause. Le propriétaire peut ajouter un pack de 5M jetons pour 5,00 € HT. Les jetons des packs n’expirent pas. Ils sont utilisés une fois le quota mensuel épuisé. Les prix, la TVA et l’annulation sont précisés dans les conditions de vente.